GDPR - ny lag från 25 maj 2018

FAQ – konsekvenser av den nya dataskyddsförordningen GDPR för Actics medlemmar

1. Hur påverkar den nya lagen mig?

Lagen innebär en förstärkning av dina rättigheter som medlem och ett tydliggörande för hur vi på Actic hanterar de personuppgifter som vi behöver för att kunna erbjuda dig träning hos oss.

2. Om jag vill att ni tar bort mina uppgifter, hur gör jag då?

Det är viktigt för att att kunna säkerställa att rätt person får tillgång till informtion om hur Actic hanterar dina personuppgifter. Skicka förfrågan per post till adressen nedan tillsammans med en kopia på giltig legitimation, pass eller körkort: Vi kommer inom 30 dagar från det att förfrågan inkommit skicka en bekräftelse/registerutdrag till din folkbokföringsadress.

Dataskyddsombud
Actic Group AB
Box 1805, 171 21 Solna, Sverige


3. Hur länge sparar ni uppgifter om mig?

Samma personuppgift kan användas för olika syften, t.ex. revision och bokföring samt informationsutskick:

• 2 veckor – Behovsanalysen lämnas över till dig när träningsprogrammet är färdigställt och gallras i samband med detta och senast inom två (2) veckor därefter.
• 18 månader – så länge sparar vi dina personuppgifter för att kunna skicka ut nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial till dig via e-post, sms, telefon eller via push-notiser genom appen. 
• 7 år – så länge sparar vi dina personuppgifter för att kunna administrera ditt avtal med oss och uppfylla krav från revisorer och lag så längs som krävs för bl.a. bokföringslagen

4. Får någon annan person begära ut uppgifter om mig?
Nej, Actic kommer inte att lämna ut dina uppgifter till någon annan person är dig själv.

5.    Hur ser era rutiner ut gällande GDPR?  
Allmänna frågor om GDPR hanteras via ett ärendehanteringssystem som nås via gdpr@actic.seFrågor om registerutdrag, gallring och annat som ställer stora krav på frågeställarens identitet hanteras via brev. Vi har ett Dataskyddsombud som hjälper oss med den interna granskningen av processerna. Incidenter rapporteras till datainspektionen.

6.    Kommer jag få ett nytt avtal som jag ska skriva under?
Nej. GDPR innebär en förstärkning av dina rättigheter som medlem hos Actic. Vi skickar enbart ut de nya medlemsvillkoren och vår personuppgiftspolicy för kännedom. Inget samtycke behövs.

7.    Raderas mina uppgifter automatiskt när jag avslutat mitt medlemskap?
Se frågan ”Hur länge sparar ni uppgifter om mig”.

8. Om jag har invändningar, vem kontaktar jag då?
Kontakta gdpr@actic.se eller skicka ett brev till:

Dataskyddsombud
Actic Group AB
Box 1805, 171 21 Solna, Sverige

Om du inte är nöjd med den hjälp du får från Actic kan du vända dig till Datainspektionen som övervakar att de som behandlar personuppgifter följer GDPR. Ytterligare information finns på Datainspektionens webbplats, www.datainspektionen.se.

9.    Vad räknas som personuppgifter?
Som personuppgifter räknas bl.a.:

• e-post
• förnamn
• efternamn
• adress
• telefonnummer
• bilder
• personnummer

Även information som hanteras när du använder våra digitala tjänster som app, webb och wifi utgör personuppgifter. Hit räknas:

• teknisk information om Din enhet och Internet-anslutning
• information om hur Du använder tjänsterna; användarbeteende
• platsinformation
• uppgifter från andra källor

10. Vad använder ni uppgifterna till?
Insamlingen och hanteringen av personuppgifter sker i syfte att kunna administrera det avtal du ingått som kund och för att tillhandahålla träningsmöjligheter på, och tillgång till, våra träningsanläggningar. Insamling av ditt personnummer sker även för att kunna säkerställa en identifiering av dig som medlem och att rätt personer får tillgång till och befinner sig i våra lokaler, bland annat av säkerhetsskäl. Personnummer används även för bokföringsändamål samt betalningshistorik och kan komma att krävas av revisorer. Utan några personuppgifter kan vi inte identifiera dig och kan inte heller fullfölja det avtal som du ingått.

I samband med ditt medlemskap, även vid provträning, kan du komma att få fylla i en s.k.behovsanalys innehållande uppgifter om bl.a. träningshistorik och personliga mål. Denna kan även innehålla uppgifter som relaterar till din hälsa. En sådan behovsanalys görs i syfte att tillhandahålla Dig ett anpassat träningsprogram Information om din hälsa behandlas enbart med Ditt uttryckliga samtycke. Personuppgiftsbehandlingen är även baserad på vårt berättigade intresse att kunna skicka ut kundundersökningar. Detta gör vi i syfte att förbättra vårt träningsutbud och vår service till Dig för att Din upplevelse skall bli så bra som möjlig. Baserat på samma grund behandlar vi även personuppgifter i syfte att skicka ut nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial till Dig. Sådana utskick sker exempelvis via e-post, sms, telefon eller via push-notiser genom appen. Ändamålet med detta är att kunna lämna Dig mer relevanta erbjudanden och erbjuda en bättre service.


11. Jag vill få ut vad ni har för uppgifter om mig, hur gör jag då?
Se frågan ” Om jag vill att ni tar bort mina uppgifter, hur gör jag då?”.

12. Jag vill inte ange mina personuppgifter, får jag ändå teckna medlemskap?
Nej, vi behöver dina personuppgifter för att kunna erbjuda dig ett medlemskap. Se frågan ” Vad använder ni uppgifterna till”

13. Vad har jag som medlem för rättigheter?
Som registrerad har Du ett flertal rättigheter avseende personuppgiftbehandling, vilket förklaras utförligt i GDPR, artikel 12-20. Dessa inkluderar rätten till insyn och att på begäran få tillgång till den information om Dig som behandlas, att begära rättelse eller radering av personuppgifter, att under vissa fall begära begränsning av behandling, att invända mot behandling, samt rätten till dataportabilitet. Du kan alltid begära att personuppgifter som används för marknadsföringsändamål gallras eller att sådana aktiviteter upphör.

14. Vilka personuppgifter hanterar vi? (Actic)
De personuppgifter som behöver hanteras är e-post, förnamn, efternamn, adress, telefonnummer, bilder och personnummer. När Du besöker våra hemsidor eller använder övriga tjänster såsom vår app, registreras automatiskt information om Din användning för bl.a. profileringsändamål. Denna information kan innehålla personuppgifter och kan omfatta vilka tjänster Du använder, vilka sidor Du besöker och hur Du beter Dig på ex. webbplatsen. Informationen kan delas upp i kategorierna nedan.

• teknisk information om Din enhet och Internet-anslutning
• information om hur Du använder tjänsterna; användarbeteende
• platsinformation
• uppgifter från andra källor

15. Vad menas med Cookies?
En cookie är en markör som lagras i din dator för tt komma ihåg vilka sidor du har besökt. Läs med i vår cookie-policy på actic.se

16. Hur samlar vi in uppgifterna?
Vi sparar vissa personuppgifter om dig i samband med att du engagerar dig hos oss genom att ingå medlemsavtal med något bolag inom Actic-koncernen, checka in/besöka eller anmäla dig till en träningsperiod på en Actic-anläggning, använda Actic -appen, lojalitetsprogrammet MyActic och/eller anmäla Dig till ett nyhetsbrev.

När du loggar in på vårt nätverk sparas även information om din s.k. MAC-adress, som är en unik identifierare för varje nätverkskort och gör det möjligt att identifiera användare och positionering i trådlösa nätverk.

När Du besöker våra hemsidor eller använder övriga tjänster såsom vår app hanterar vi också personuppgifter om dig.


17. Sociala medier
Vi kommunicerar inte öppet ut personuppgifter på sociala medier. Behöver vi dessa för att kunna svara på ett inlägg/PM/kommentarer hänvisas detta oavkortat till att skicka mail till oss istället. Personuppgifter som vi ser läggs ut synligt kommer att tas bort.

Var finner jag mer information?
Du finner vår nya personuppgiftspolicy via hemsidan: Personuppgiftspolicy